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[支點]華天動力:工作流助OA系統(tǒng)發(fā)揮最大價值
      現(xiàn)在業(yè)界有一種說法是,OA系統(tǒng)的兩大焦點應用是流程管理和擴展性。那么OA主流廠商在這兩方面做的怎樣呢?他們能給用戶帶來哪些幫助呢?

      為此接下來的一段時間里,支點網(wǎng)將走訪這些廠商,了解它們的OA系統(tǒng)流程管理和擴展性情況,以便用戶在OA選型時有更好的參考。 

      支點網(wǎng)率先采訪的是華天動力馬長驥,馬長驥為我們介紹了華天動力OA軟件實現(xiàn)了哪些工作流,通過實現(xiàn)這些工作流能為企業(yè)帶來哪些效益,以及在與其他應用系統(tǒng)集成時,華天動力是怎樣克服困難,幫助用戶系統(tǒng)更好的集成,避免在各個系統(tǒng)之間來回切換。 

      工作流助OA系統(tǒng)發(fā)揮最大價值 

      對于OA系統(tǒng)來講實現(xiàn)流程管理也就是實現(xiàn)工作流的暢通。工作流就像縱橫交錯的管道,構成一張嚴密的辦公網(wǎng)絡,連接起企業(yè)內每個人、崗位、部門、事務,這張網(wǎng)絡的順暢與否,決定了企業(yè)辦公效率和執(zhí)行力的高低。 

      馬長驥對工作流的理解是:“工作流包括三個要素:人、事、法,也就是什么人、什么事、怎么做。這里面的“法”也就是做事的方法、流程和規(guī)則,是工作流的精髓。” 

      因為中國企業(yè)管理特點的不同,工作流程往往比較復雜。如果不借助一個有效的管理工具,在執(zhí)行的過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種問題,如越級、越崗、錯位、推諉、拖延、有始無終、無從追溯、難以考核等。 

      為了實現(xiàn)企業(yè)更好的流程管理,華天動力設計了七大流程管理類型,包括:自由流程、自由順序流程、固定流程、分支流程、并發(fā)流程、半自由流程、無流程。除了“無流程”是一種比較特殊的流程外,其他幾種流程都是非常常用的。馬長驥表示,這七大流程既可以獨立使用,也可以組合使用,既有規(guī)范性,又有靈活性,可以完全滿足企業(yè)各種復雜的流程管理需求。 

      “工作流是OA系統(tǒng)應用最重要的核心,做好工作流管理功能,可以幫助企業(yè)將OA系統(tǒng)的價值最大限度的發(fā)揮出來,所以工作流技術一直是華天動力OA系統(tǒng)研發(fā)的重中之重。”馬長驥如是說。 

      工作流應能實現(xiàn)OA系統(tǒng)內外部數(shù)據(jù)整合 

      工作流是OA系統(tǒng)應用最重要的核心,做好工作流管理功能,可以幫助企業(yè)將OA系統(tǒng)的價值最大限度的發(fā)揮出來,那么怎樣才能最大限度發(fā)揮OA系統(tǒng)價值呢?答案就是工作流應能實現(xiàn)OA系統(tǒng)內外部數(shù)據(jù)整合。 

      馬長驥表示,華天動力最大的優(yōu)勢在于可以便捷的實現(xiàn)與OA系統(tǒng)內部數(shù)據(jù),以及OA系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)的關聯(lián)和整合。 在內部數(shù)據(jù)關聯(lián)上,比如“報銷單”和“借款單”之間的數(shù)據(jù)關聯(lián):在填寫“報銷單”的時候,系統(tǒng)自動調出之前的“借款單”,提取借款金額,直接計算出報銷的結余,無需出納手工計算。另外如“費用單”和“預算單”之間的數(shù)據(jù)關聯(lián),“請假單”和“休假單”之間的數(shù)據(jù)關聯(lián)等。 

      在外部數(shù)據(jù)整合上,包括OA系統(tǒng)和HR、ERP、財務軟件的數(shù)據(jù)整合等。比如在OA系統(tǒng)中審批“出貨單”,單據(jù)上出貨商品的名稱和規(guī)格直接來自于ERP系統(tǒng),比如在OA系統(tǒng)中審批完畢的“報銷單”,可以直接將數(shù)據(jù)傳輸?shù)截攧哲浖猩蓱{證,而無需再手工操作。 

      輕松適應企業(yè)組織架構的變化 

      既然工作流如此重要,那么它是不是就會很繁瑣呢?用戶無法很好的了解它的精髓以及駕馭它呢?比如說當企業(yè)組織架構發(fā)生變化時,企業(yè)是否就無能為力,只能等著OA廠商來幫助企業(yè)梳理流程呢?答案是否定的,對于好的OA廠商來講,它們可以提供圖形化流程設計,企業(yè)可以自己修改和設計流程。 但是,對于華天動力來說,它們把復雜留給了自己,簡單留給了客戶。

      馬長驥表示,華天動力OA的工作流可以動態(tài)的適應企業(yè)組織架構的變化,在大部分情況下企業(yè)是無需修改流程的。 如果流程中的審批人經(jīng)常變動,而崗位不變,那么可以使用基于崗位的流程設置方式,包括絕對崗位和相對崗位,這樣不管在該崗位上的人員是誰,流程都會自動通過該崗位對應的審批人進行審批。 如果流程中的崗位經(jīng)常變動,而審批人不變,那么可以使用基于人的流程設置方式,這樣不管該審批人處于什么崗位,流程也都會準確的找到他進行審批。 

      “只有當企業(yè)流程的崗位和審批人都經(jīng)常變動時,才需要調整流程。”華天動力OA的流程設計是完全圖形化的(參見m.myjourneytoamillion.com),可以方便的調整,另外它還提供了復制流程和模擬流程等工具,以幫助企業(yè)快速新建流程、測試流程,建立合適的流程。 

      決定OA系統(tǒng)擴展性三要素 

      對于一個OA系統(tǒng)來講,工作流再暢通,如果它不能與其他應用系統(tǒng)很好的集成,需要用戶在各個系統(tǒng)之間來回切換的話,那么它必如無源之水,最終會枯竭。對于OA廠商來講,它的OA系統(tǒng)能與多少應用系統(tǒng)集成也成了它具有多大競爭力標志之一。 

      筆者認為,決定OA系統(tǒng)的擴展性因素有:OA廠商知名度、體系架構和技術設計。OA廠商知名度很容易理解,廠商知名度越高,使用它的用戶比然就越多,與它進行集成是在所難免的。 至于體系架構和技術設計,那么它就必須是開放的,開放接口標準以及部分源碼。

      馬長驥表示,目前華天動力已經(jīng)實現(xiàn)了與金蝶財務軟件、用友財務軟件、以及主流HR軟件的集成,并可以實現(xiàn)與主流ERP管理軟件的集成。 OA系統(tǒng)與其他應用系統(tǒng)集成的難點在于跟第三方業(yè)務系統(tǒng)開發(fā)商之間的配合問題。它需要雙方能夠提供開放接口和數(shù)據(jù)表結構等信息,以便于對接。在這項工作上,往往需要用戶協(xié)助進行溝通與協(xié)調。 

      馬長驥為我們舉了一個實例,他說:“利眾集團使用了華天動力OA系統(tǒng),并希望和現(xiàn)有的HR系統(tǒng)共用一套部門和人員信息。這就意味著,在華天動力OA系統(tǒng)中打開一個審批單,里面的部門、人員等信息直接調用自HR系統(tǒng)。” 
“經(jīng)過利眾集團的協(xié)調,華天動力了解了該HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表結構,并在需要調用的數(shù)據(jù)上建立了關聯(lián)。” 

     馬長驥表示,現(xiàn)在利眾集團如“員工請假申請單”的審批流程,“申請人信息”和“詳細信息”中的工號、姓名、部門、職務等信息都是華天動力OA從HR系統(tǒng)中自動調用過來的。更重要的是,表單中的已請事假、已請病假、已請年假等數(shù)據(jù)也都直接調取自HR系統(tǒng),記錄了該員工自入職以來的請假天數(shù),讓申請人和審批人都可以直接看到,大大方便了工作管理。 
關鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) 工作流助
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