OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)的兩大核心，前者面向組織管理，后者面向業(yè)務(wù)管理，正可謂一文一武，相得益彰。
但實(shí)際上，要真正讓這兩種系統(tǒng)相得益彰，還要做一項(xiàng)重要的工作，那就是將OA系統(tǒng)流程管理的強(qiáng)項(xiàng)，和ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的強(qiáng)項(xiàng)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)兩種系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換和共享，實(shí)現(xiàn)整合性的應(yīng)用。
總體來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，包括兩大部分，一部分是主數(shù)據(jù)整合，如OA系統(tǒng)對(duì)ERP系統(tǒng)中產(chǎn)品、物料數(shù)據(jù)的共享；另一部分是交易數(shù)據(jù)整合，如采購(gòu)單在OA系統(tǒng)中完成審批，之后采購(gòu)數(shù)據(jù)自動(dòng)傳到ERP系統(tǒng)中入庫(kù)。
當(dāng)今，優(yōu)秀的OA系統(tǒng)廠商都非常重視數(shù)據(jù)整合。如不久前華天動(dòng)力提出的工作流2.0概念，就是以數(shù)據(jù)整合為特征的新一代工作流系統(tǒng)，通過工作流整合OA系統(tǒng)內(nèi)、外的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)間融會(huì)貫通的應(yīng)用。
上海利眾集團(tuán)在多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合上做得很棒，他們?cè)?011年上半年使用了華天動(dòng)力OA系統(tǒng)，現(xiàn)在已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)了和HR系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)的整合應(yīng)用。在和ERP系統(tǒng)的整合應(yīng)用上，則同時(shí)涉及到了主數(shù)據(jù)整合和交易數(shù)據(jù)整合。
如下圖所示，為利眾集團(tuán)在OA系統(tǒng)中使用的“采購(gòu)申請(qǐng)單”，表單內(nèi)的物品信息（名稱、類別、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等）全部來(lái)源于ERP系統(tǒng)，這樣就無(wú)需在OA系統(tǒng)中重新建立一套物品數(shù)據(jù)庫(kù)了。這其實(shí)屬于主數(shù)據(jù)的整合。
在申請(qǐng)人輸入物品名或簡(jiǎn)稱時(shí)，OA系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)從ERP系統(tǒng)中檢索出匹配的數(shù)據(jù)供選擇。選擇物品后，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)提取該物品的詳細(xì)信息，并自動(dòng)填寫到“采購(gòu)申請(qǐng)單”中。此時(shí)，申請(qǐng)人只要填寫本次采購(gòu)的數(shù)量就可以了，這就大大減少了填寫表單的工作量，既避免了錄入出錯(cuò)問題，又保證了物品名稱的統(tǒng)一。
為了給申請(qǐng)人和審批人提供參考，利眾集團(tuán)還更進(jìn)一步，讓OA系統(tǒng)自動(dòng)提取采購(gòu)物品的購(gòu)買歷史，如上圖的最下方列表，每次采購(gòu)的數(shù)量和價(jià)格都一目了然，為采購(gòu)管理提供了極大的方便。
在“采購(gòu)申請(qǐng)單”審批完畢后，系統(tǒng)會(huì)直接將采購(gòu)數(shù)據(jù)寫入ERP系統(tǒng)，更新ERP系統(tǒng)中的庫(kù)存數(shù)據(jù)。同樣，訂單生成、付款申請(qǐng)、供應(yīng)商的登記等審批都可以在OA系統(tǒng)中進(jìn)行，原始數(shù)據(jù)調(diào)用自ERP系統(tǒng)，審批結(jié)果再寫回ERP系統(tǒng)，自動(dòng)更新ERP系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。這就是交易數(shù)據(jù)的整合。
通過這樣的整合，OA與ERP系統(tǒng)之間便可以進(jìn)行大量的流程交互和數(shù)據(jù)整合，從而搭建起一條橋梁來(lái)實(shí)現(xiàn)雙向的溝通和會(huì)話，讓企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)暢通無(wú)阻，讓各種系統(tǒng)融會(huì)貫通。
順暢的數(shù)據(jù)整合，是如何實(shí)現(xiàn)的呢？這要得益于華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)開放的體系架構(gòu)設(shè)計(jì)，也是其工作流2.0（以數(shù)據(jù)整合為特征，參見m.myjourneytoamillion.com）的具體體現(xiàn)。通過接口的設(shè)置，不管ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)、開發(fā)語(yǔ)言、技術(shù)架構(gòu)是什么，也不需要對(duì)其做任何改動(dòng)，只要知道它的數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)就可以靈便的實(shí)現(xiàn)對(duì)接了。
數(shù)據(jù)接口的設(shè)置在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)上顯得非常簡(jiǎn)單，因?yàn)樗谇芭_(tái)頁(yè)面上提供了直觀的設(shè)置窗口，而不需要在后臺(tái)去編寫程序，如下圖所示的“外接數(shù)據(jù)源”設(shè)置窗口，只要按項(xiàng)填寫好就可以了。
顯然，你可以添加多個(gè)數(shù)據(jù)源，從各種不同的系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)。
據(jù)行業(yè)人士介紹，OA系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合的過程中將發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，而實(shí)際上，目前很多OA系統(tǒng)，甚至包括一些比較知名的OA系統(tǒng)都不能很好的勝任這項(xiàng)工作。其中最主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)接口設(shè)置非常復(fù)雜，往往需要廠商來(lái)提供二次開發(fā)服務(wù)，無(wú)法像華天動(dòng)力這樣，讓用戶自己就可以靈便的設(shè)置。
所以，數(shù)據(jù)整合的需求迫切，但難度也不小，只有不斷降低使用的門檻，才能加速各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合，發(fā)揮出信息化更大的價(jià)值！
