沈陽某能源集團是專業(yè)提供高品質(zhì)能源設(shè)備、技術(shù)及解決方案的行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)，熱交換器行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。旗下三家能源技術(shù)子公司，擁有先進的研發(fā)中心和卓越的服務(wù)體系。為進一步優(yōu)化管理，選擇了華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)為其搭建步入信息化內(nèi)控管理的橋梁。 華天動力的工程師團隊經(jīng)過詳細(xì)調(diào)研，找到了能源集團目前存在的問題和需求：

1、訂單合同簽訂滯后；

2、合同簽訂無人跟進；

3、項目異地管理；

4、權(quán)責(zé)界定不清；

5、預(yù)算費用歸集工作麻煩；

6、領(lǐng)導(dǎo)出差審批不便；

7、歷史數(shù)據(jù)需要完整嵌入。

針對這些問題和需求華天動力OA的工程師為其量身定制了符合其業(yè)務(wù)場景的OA系統(tǒng)內(nèi)控管理方案，用項目管理作為主線，全面貫穿其業(yè)務(wù)，模擬實際辦公場景，讓企業(yè)輕而易舉實現(xiàn)數(shù)字協(xié)同。

一、項目全生命周期管控

華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)以流程為核心，對能源集團項目進行全生命周期管控，根據(jù)其實際業(yè)務(wù)主要分為項目(訂單)管理流程、訂單合同管理流程、預(yù)算管理流程、款項管理流程等四類，以訂單為核心，將銷售訂單合同、合同評審、供貨、合同收款和發(fā)票業(yè)務(wù)層層關(guān)聯(lián)，并最終關(guān)聯(lián)其訂單項目，便于財務(wù)的成本歸集與核算，從而實時監(jiān)控，全面提高項目管理工作效率。

二、精細(xì)化項目訂單管理

訂單管理是能源集團的項目管理核心，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)根據(jù)需求分為線索項目和機會項目兩類。線索項目屬于意向類，后續(xù)需要跟進的項目，在跟進過程中隨時可變更人員及公司。而對于機會項目，可以在OA系統(tǒng)中針對不同的銷售階段進行判別及跟蹤，對項目訂單的基本信息、報備信息、C139值、投標(biāo)信息、大項目信息、財務(wù)數(shù)據(jù)進行全面跟蹤，從而監(jiān)控項目全進程。

三、嚴(yán)格的合同評審管理

為了進一步解決項目權(quán)責(zé)界定不清的問題，明確訂單合同評審過程的審批權(quán)責(zé)，保證訂單合同與訂單項目的關(guān)聯(lián)關(guān)系，OA系統(tǒng)用流程對合同審批進行數(shù)字化管理。

由訂單部錄入訂單合同產(chǎn)品、數(shù)量、金額、付款方式、關(guān)聯(lián)訂單項目并發(fā)起審批流程，這個過程可以和訂單數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)；再由綜合管理部對訂單合同的價格進行審核，推動各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部競價流程，匯總后重新確定合同；然后由財務(wù)部對訂單合同的付款等條款進行審核，針對合同內(nèi)的產(chǎn)品材料等內(nèi)容啟動內(nèi)部競價機制；最后由總經(jīng)理對訂單合同進行最終批準(zhǔn)。這樣走完一個完整的訂單合同評審管理業(yè)務(wù)流程，全過程可記錄可追溯，實現(xiàn)責(zé)權(quán)分明。

四、預(yù)算費控流程化管控

華天動力OA系統(tǒng)把費控預(yù)算制定到執(zhí)行管理業(yè)務(wù)流程中，明確各業(yè)務(wù)部門年初預(yù)算，監(jiān)督過程的跟蹤和執(zhí)行，同時周期性結(jié)轉(zhuǎn)及調(diào)整。

由預(yù)算部制定年度預(yù)算，從當(dāng)年二季度開始，按月份各部門申報，預(yù)算部匯總，并審批確認(rèn)；各業(yè)務(wù)管理部的費用報銷、項目費用報銷、特殊費用報銷、采購報銷均走OA系統(tǒng)流程，可用表單自動預(yù)警，提示費用最上線，超費用可直接駁回或者轉(zhuǎn)由更高級領(lǐng)導(dǎo)審批；財務(wù)部針對過程中發(fā)生的財務(wù)數(shù)據(jù)進行監(jiān)督檢查，核準(zhǔn)執(zhí)行；總經(jīng)理根據(jù)實際執(zhí)行情況，最終決策結(jié)轉(zhuǎn)及調(diào)整的尺度。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)幫助能源集團從制定目標(biāo)、過程執(zhí)行、檢查監(jiān)督、決策調(diào)整制定了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拈]環(huán)費控管理。

五、過程化嚴(yán)控資金流向

華天動力OA系統(tǒng)通過財務(wù)款項管理業(yè)務(wù)流程，明確各業(yè)務(wù)部門款項需求，通過過程化管理嚴(yán)控資金的流向。各業(yè)務(wù)管理部根據(jù)項目、個人以及實際業(yè)務(wù)涉及到的款項進行申請；總經(jīng)理根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況進行判定；財務(wù)部科長根據(jù)費用預(yù)算控制情況進行判別計劃內(nèi)及計劃外款項審批；財務(wù)部出納根據(jù)財務(wù)科長指示進行實際結(jié)果執(zhí)行。通過過程化管理形成閉環(huán)嚴(yán)控資金流向。

華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)通過流程管控，以訂單為核心，將銷售訂單合同、合同評審、供貨、合同收款和發(fā)票業(yè)務(wù)層層關(guān)聯(lián)，并最終關(guān)聯(lián)其訂單項目，便于財務(wù)的成本歸集與核算，全面提高了能源集團項目管理工作效率，深受能源集團好評。

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