某金融控股集團有限公司主要從事資本運作及資產(chǎn)管理、股權(quán)投資及管理、互聯(lián)網(wǎng)金融、信用擔(dān)保和再擔(dān)保、企業(yè)重組、并購咨詢等經(jīng)營業(yè)務(wù)。隨著經(jīng)營范圍不斷的擴大,經(jīng)營業(yè)務(wù)不斷的增多,管理層每天都需要通過會議的形式來指引和領(lǐng)導(dǎo)集團的發(fā)展,由于缺乏數(shù)字化的會議管理流程,存在以下痛點:
1、會議繁多,每天每個人可能會需要參加幾個會議,時間容易大家;
2、公司的分布在不同的城市地域,開會需要打破時間和空間的概念;
3、會議多,會議室需要專門的人去管理、編排會議的時間,經(jīng)常容易出錯,導(dǎo)致2個部門搶會議室,導(dǎo)致人力上的浪費;
4、會議沒有完整的記錄,無法完整的傳達落實下去,照成管理資源的浪費。
華天動力OA的工程師們了解情況后,建立了數(shù)字化會議管理平臺,優(yōu)化了金融公司會議流程,順利解決問題。
一、建立會議日歷,會議內(nèi)容明確
模糊的會議內(nèi)容,往往導(dǎo)致低效的會議。金融集團由于會議較多,有些員工直到會議要開始了,才想起來要開會,導(dǎo)致匆匆開會,效率低下。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)會議管理模塊,用戶通過對會議日歷的查看,可以一目了然的知曉在哪個時間段、哪個會議室有什么會議,并且提供了日、周、列表的查看方式,使查看畫面更直觀,更清晰。
對于組織會議的人預(yù)定會議室也非常方便,直觀了解哪個會議室被占用了,也可以提前將被占用的會議室預(yù)定出來,待會議室空出后方可直接用此會議室發(fā)布會議,可實現(xiàn)有效的、合理的分配會議室資源。
二、實時回執(zhí)查看,二維碼簽到
有時候會議通知發(fā)出去了,金融集團的管理者滿懷激情準(zhǔn)備開會,卻發(fā)現(xiàn)參會的人寥寥無幾,不免窩火,經(jīng)了解,發(fā)現(xiàn)很多人根本沒注意到開會通知。
華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)會議管理,每項會議的發(fā)布都可由與會人員做出是否參會的回執(zhí),會議發(fā)起人可以根據(jù)回執(zhí)情況做出相應(yīng)的會議準(zhǔn)備和調(diào)整,會議的回執(zhí)信息實時、準(zhǔn)確,為會議管理者提供了便利,會議新建時候還可以對會議參與人出差外出進行校驗。如果碰到開大會,還可以支持內(nèi)部人員、訪客掃碼簽到,簽到記錄可存檔、導(dǎo)出,這樣大大提高了參會效率。
三、電子會議紀(jì)要,落實任務(wù)分配
會議的內(nèi)容如果沒有轉(zhuǎn)換成文本,往往就會流于形式,開完就忘記了。會議紀(jì)要創(chuàng)建、傳閱、轉(zhuǎn)文檔、轉(zhuǎn)任務(wù)等功能讓會議的精神得到快速的傳播、會議的內(nèi)容得到完整的保存、會議的工作得到有效的落實。在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)會議模塊,會議紀(jì)要員可以在針對某個已經(jīng)結(jié)束的會議建立會議紀(jì)要。只需要填寫會議主題、類型、主辦部門、會議時間、會議室、與會人員、發(fā)送紀(jì)要給哪些人、紀(jì)要內(nèi)容、附件信息等內(nèi)容發(fā)送給相應(yīng)人員;在發(fā)送會議紀(jì)要時還可以選擇發(fā)送會議紀(jì)要并轉(zhuǎn)任務(wù),此處為了方便需要落實工作的會議,在紀(jì)要發(fā)送的同時直接創(chuàng)建工作任務(wù),進行工作分配,直接將會議決策決議的內(nèi)容落實。
金融控股集團有限公司在使用華天OA的會議管理功能以后,行政部相關(guān)人員對華天的專業(yè)性給予一致好評,現(xiàn)運行的OA系統(tǒng)能夠99%的按照公司原有業(yè)務(wù)模式運轉(zhuǎn),無論是在申請會議、會議的召開及會議紀(jì)要等各個環(huán)節(jié),都完美的還原了其以前線下的管理方式,并且能在數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、管理的規(guī)范性、操作的便捷性上都為公司會議的順利開展提供重要技術(shù)支撐。
來源:砍柴網(wǎng)http://news.ikanchai.com/2022/0621/485186.shtml
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