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人事檔案

人事檔案是企業(yè)員工信息的載體，是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)，是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施。因此人事檔案的準(zhǔn)確、齊全、完整對企業(yè)和個人都有著不可替代的意義。隨著企業(yè)不斷的發(fā)展，員工持續(xù)增多，如何高效的管理人事檔案、合同、離職、獎懲、調(diào)轉(zhuǎn)等都已成為企業(yè)一直急需解決的問題，為此華天OA根據(jù)大量的需求調(diào)研以及同諸多資深HR管理者的溝通交流，研發(fā)出人事檔案管理模塊，為企業(yè)提供功能強大、簡單易用的管理平臺。

常見問題

在過去的人事檔案中主要存在的現(xiàn)象和問題是：
1、無人事檔案創(chuàng)建和查找的統(tǒng)一平臺，仍保留原來紙質(zhì)檔案的存儲形式，信息不全面，查找不方便。
2、無法自動檢索未簽訂合同的員工；無法對合同到期前、轉(zhuǎn)正前和證書到期前的信息進行提醒；對于已經(jīng)到期的合同，續(xù)簽和變更不方便。
3、員工調(diào)轉(zhuǎn)部門或崗位手續(xù)繁瑣，并且無變更記錄的留痕查看；員工的獎懲情況無明確記錄，無法為日后的工作評估提供有效信息。
4、無法自動統(tǒng)計員工離職后還有哪些待辦的工作數(shù)據(jù)；無法記錄員工離職的原因、類型、去向等為人事自我總結(jié)提供便利；離職后的人員無法實現(xiàn)重新入職，入職后人事檔案還需二次錄入。
5、系統(tǒng)無法根據(jù)部門信息內(nèi)容自動生成組織架構(gòu)圖，仍需人事人工制作架構(gòu)圖。
6、無法根據(jù)系統(tǒng)中的各項數(shù)據(jù)錄入自動生成多維度的統(tǒng)計報表，以減少HR人員大量的統(tǒng)計工作。
7、無法根據(jù)實際情況靈活定義字段，致使人事檔案信息內(nèi)容固定，所需字段無法添加。
8、無法實現(xiàn)人事檔案管理權(quán)限的劃分，使所有層級的查看者均能查看和修改相同內(nèi)容。
9、無法與審批流形成聯(lián)動，如離職、入職、轉(zhuǎn)正申請無法在審批通過后自動記錄到人事系統(tǒng)中。

功能描述

人事檔案管理模塊利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過建立詳細的企業(yè)人員檔案信息，合同信息，獎懲信息等，對企業(yè)的人力資源進行比較全面的管理，包括入職離職，人事合同，調(diào)職轉(zhuǎn)崗，員工獎懲等一系列管理工作。能夠進行合同到期提醒，具有詳盡的多維度的人力資源報表管理，可以實時進行企業(yè)人員組成結(jié)構(gòu)，人員職位，崗位分布比等查詢。加強了人事檔案的分級管理，為企業(yè)的經(jīng)營決策，人員成本控制等提供科學(xué)的依據(jù)。

功能組件概覽

常用功能介紹

人事信息

人事信息中可新建人事檔案，其中包含基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱信息、職業(yè)證書、社會關(guān)系、證件副本、兼職崗位等內(nèi)容；并可對已有的員工簽訂合同，設(shè)定合同的類型、編號、有效期、是否簽訂培訓(xùn)協(xié)議、有無固定期限合同等內(nèi)容；對于某一個或多個員工還可實現(xiàn)批量調(diào)轉(zhuǎn)部門和崗位；對于離職員工可在人事信息中給予離職，記錄離職的辦理人、最后工作日、辦理日期、離職類型、離職去向、離職原因等，并對離職后的數(shù)據(jù)處理情況進行確認(rèn)；可記錄員工的獎懲情況，如授予單位、獎懲名目、獎懲日期、獎懲金額、獎懲原因等內(nèi)容；可上傳員工手冊、對人事檔案信息進行批量導(dǎo)入和導(dǎo)出，設(shè)置允許查看的列表字段；并且能將人事檔案中的信息導(dǎo)出Word版本的人事檔案文件等。

人事合同

人事合同中默認(rèn)顯示所有簽訂過合同的員工信息，此處可通過姓名、工號、合同類型、合同編號、失效期等條件進行檢索；通過“未簽合同員工”可查看到系統(tǒng)中所有未簽訂合同的人員，并對其簽訂合同；對于已經(jīng)到期的合同可進行續(xù)簽，每次續(xù)簽均會生成續(xù)簽記錄；人事管理員還可根據(jù)需要設(shè)置合同到期前、員工轉(zhuǎn)正前和證書到期前的提醒和具體提醒的人員；同時支持人事合同的導(dǎo)入和導(dǎo)出。

變更信息

在人事信息中更改過的內(nèi)容均會生成變更記錄，可在變更信息中查看。

離職信息

企業(yè)的離職人員均會在離職信息中顯示，通過勾選某離職人員可查看其離職后數(shù)據(jù)的處理情況，并進行確認(rèn)；對于離職后又入職的員工，可重新入職，入職后直接跳轉(zhuǎn)到人事檔案畫面，給予新的部門和職位后保存即可，無需重復(fù)錄入人員檔案信息；如企業(yè)有多位離職人員，也可批量導(dǎo)入離職人員信息，進行離職處理，同時離職人員的信息也支持導(dǎo)出。

獎懲記錄

人事管理員可在人事信息中記錄員工的獎懲情況，也可在獎懲記錄中記錄某員工的獎懲情況；企業(yè)內(nèi)人員的獎懲信息均會在獎懲記錄下顯示，可通過獎懲區(qū)分、獎懲名目、日期范圍進行檢索查詢。

即將退休人員信息

在即將退休人員信息中，可以通過右上角距離退休時間篩選出一個月、半年、一年內(nèi)即將退休人員信息。

退休人員信息

在退休人員信息中，可以查看到退休人員的相關(guān)信息，并支持用姓名、工號、部門、崗位、最后工作日和辦理日期進行聯(lián)合檢索查詢。

人員簡歷

在人員簡歷畫面可以展示出人事信息的相關(guān)內(nèi)容并支持進行人員簡歷頁簽設(shè)置和導(dǎo)出；并且與培訓(xùn)管理、資質(zhì)管理、項目管理相關(guān)聯(lián)，相關(guān)數(shù)據(jù)會自動展示在人員簡歷中。

組織架構(gòu)圖

系統(tǒng)根據(jù)部門信息的錄入會自動生成組織架構(gòu)圖，此圖可根據(jù)任一部門進行收縮和展開顯示，調(diào)整至需要的架構(gòu)圖后，生成圖片文件，其文件會在門戶的組織架構(gòu)標(biāo)簽中顯示。

HR報表

系統(tǒng)根據(jù)人事檔案信息的錄入內(nèi)容，自動生成16個HR報表，供人事統(tǒng)計和分析。報表管理中的所有記錄均可導(dǎo)出為Excel文件，支持按照時間、人員、部門、崗位等多維度進行數(shù)據(jù)篩選。

人事類單據(jù)使用

系統(tǒng)默認(rèn)提供入職申請單、離職審批單、轉(zhuǎn)正申請單三張單據(jù)與人事檔案模塊關(guān)聯(lián)。其申請時可通過姓名輸入，自動調(diào)出此人在人事檔案中的其他字段，經(jīng)審批通過后其數(shù)據(jù)內(nèi)容會記錄到人事檔案中。

優(yōu)勢與價值

1. 信息全面，錄入便捷
人事檔案的信息包含企業(yè)所需的各項信息，其信息內(nèi)容全面，錄入時可保存每次錄入的數(shù)據(jù)，方便下次提醒使用。

2. 合同簽訂，提前提醒
對于未簽訂合同的員工、續(xù)簽、合同變更等都會在系統(tǒng)中進行相應(yīng)的處理，并可在合同到期前、轉(zhuǎn)正前、證書到期前設(shè)置提醒，方便告知人事管理員、相應(yīng)的上級領(lǐng)導(dǎo)和指定人員，讓其提前做好準(zhǔn)備工作，避免遺忘。

3. 調(diào)轉(zhuǎn)獎懲，方便可查
員工的調(diào)轉(zhuǎn)、獎懲均會在人事檔案中進行相應(yīng)的記錄，方便HR人員查找查看，為此人的綜合考評提供數(shù)據(jù)支持。

4. 離職記錄，數(shù)據(jù)處理
人員離職后可記錄離職的相關(guān)信息，通過信息形成統(tǒng)計表，方便HR人員了解企業(yè)人員離職情況，分析原因，做出改進；系統(tǒng)還為離職人員進行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，方便人事查看此人的待辦數(shù)據(jù)情況和物品交接情況，及時有效的完成離職處理工作；對離職人員支持重新入職，保留人事檔案，減輕二次錄入的工作。

5. 自動生成架構(gòu)圖片
系統(tǒng)根據(jù)部門信息自動生成組織架構(gòu)圖，減輕HR人員制作組織架構(gòu)圖的工作。通過將調(diào)整后的架構(gòu)圖發(fā)布到門戶頁簽顯示，可方便告知全員的組織架構(gòu)信息。

6. 多維報表，全面覆蓋
系統(tǒng)中提供16種詳盡實用的HR統(tǒng)計報表，覆蓋了人事管理絕大部分的關(guān)注點，方便企業(yè)通過這些報表制定企業(yè)發(fā)展計劃，控制人力成本，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)配置。

7. 靈活字段，完善信息
企業(yè)可根據(jù)自己的實際需要設(shè)置人事檔案字段，無需進行二次開發(fā)，減少后續(xù)費用；自定義字段同系統(tǒng)字段一樣支持讀寫權(quán)限、變更留痕等處理，使人事字段使用更加靈活，人事檔案信息更加完善。

8. 權(quán)限管控，強大安全
人事檔案根據(jù)用戶的角色和權(quán)限不同，分層級進行管理。通過對不同權(quán)限組的讀寫權(quán)限控制和適用范圍的設(shè)定，將繁重的人事管理工作無縫分解到各個分工不同的人員手中，即獨立了各自操作，保證數(shù)據(jù)安全，又能實現(xiàn)信息的完整統(tǒng)一。

9. 審批聯(lián)動，使用便利
華天的OA系統(tǒng)作為一個整體，將系統(tǒng)預(yù)置的人事類單據(jù)與人事檔案模塊的數(shù)據(jù)實現(xiàn)了聯(lián)動，既可以從人事檔案中提取相應(yīng)數(shù)據(jù)到審批單上顯示，又可以實現(xiàn)審批單審批通過后，其內(nèi)容記錄在人事檔案中，方便用戶操作，使用簡單便捷。