人、財(cái)、物是企業(yè)內(nèi)部管理的三大要素,隨著信息化辦公的興起,企業(yè)逐漸用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)代替了人工跑腿,用財(cái)務(wù)軟件代替了手工記賬,在工作效率和質(zhì)量上實(shí)現(xiàn)了巨大的提升。
“一套軟件可以抵得上一個(gè)部門”,某企業(yè)主管如是說。
現(xiàn)在,OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)成為應(yīng)用最廣泛的管理軟件。隨著其自身發(fā)展的成熟,它們的應(yīng)用正進(jìn)入一個(gè)全新的階段,即實(shí)現(xiàn)兩種系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合,從而實(shí)現(xiàn)兩種系統(tǒng)的整合應(yīng)用,達(dá)到消除信息孤島,減少重復(fù)工作的目的。
我們知道OA系統(tǒng)以流程管理為核心,包括財(cái)務(wù)管理中的一系列流程,如借支、報(bào)銷、采購、預(yù)算、差旅費(fèi)管理等,都是在OA系統(tǒng)中審批流轉(zhuǎn)的。而財(cái)務(wù)軟件以財(cái)務(wù)管理為核心,實(shí)現(xiàn)企業(yè)賬目、資金賬戶、企業(yè)收支狀況等方面的管理,管理的內(nèi)容是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。所以這兩種系統(tǒng)之間的整合,就是OA系統(tǒng)工作流和財(cái)務(wù)軟件中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的整合。
通過華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的一個(gè)實(shí)例,我們可以看到費(fèi)用報(bào)銷單在OA系統(tǒng)中審批完畢后,報(bào)銷數(shù)據(jù)直接傳到金蝶KIS系統(tǒng)中生成財(cái)務(wù)憑證,無需再手工錄入。華天動(dòng)力OA系統(tǒng)素以工作流管理見長,最近更提出工作流2.0的概念,強(qiáng)調(diào)工作流數(shù)據(jù)的整合應(yīng)用,所以這個(gè)實(shí)例非常具有代表性。
1、OA系統(tǒng)中的費(fèi)用報(bào)銷單:
這是員工在OA系統(tǒng)中提交的一份“費(fèi)用報(bào)銷單”,需要報(bào)銷差旅費(fèi)3726元,各位審批已經(jīng)簽章審批完成。
2、財(cái)務(wù)軟件中的憑證:
上述報(bào)銷單在OA系統(tǒng)中審批完畢后,報(bào)銷數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)傳入在金蝶KIS系統(tǒng),生成財(cái)務(wù)憑證(黑色背景行),可以看到摘要、科目代碼、金額等各項(xiàng)目都非常準(zhǔn)確和規(guī)范:
華天動(dòng)力是如何實(shí)現(xiàn)這種整合的呢?在其官網(wǎng)(
m.myjourneytoamillion.com)上的在線試用版中,我們能夠在表單模板設(shè)置中看到一個(gè)“后臺(tái)觸發(fā)程序”的設(shè)置。它就像一個(gè)橋梁,讓OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來。企業(yè)可以在OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間建立多個(gè)這樣的關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)兩種系統(tǒng)的無縫整合。如下圖示:
據(jù)業(yè)內(nèi)人士介紹,和其他系統(tǒng)間雙向性的整合模式不同,OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件之間的整合多是單向的。即只需要將數(shù)據(jù)從OA系統(tǒng)傳到財(cái)務(wù)軟件,而不需要相反,這主要和財(cái)務(wù)軟件的封閉性及敏感性特點(diǎn)有關(guān)。
這種整合模式對(duì)OA系統(tǒng)提出了新的挑戰(zhàn),因?yàn)樨?cái)務(wù)軟件的可塑性很小,所以整合的重任就落在了OA系統(tǒng)的身上。既要保證數(shù)據(jù)整合的準(zhǔn)確、便捷,更要保證安全性,很多低端的OA系統(tǒng)的確還難以勝任。
而有的OA系統(tǒng)雖然可以實(shí)現(xiàn)這種整合,卻又需要進(jìn)行復(fù)雜而昂貴的二次開發(fā)。顯然對(duì)企業(yè)來說,還需要在選擇OA系統(tǒng)的時(shí)候多花點(diǎn)心思,好好的試一試、比一比,才能在整合的過程中稱心如意。