這是一個充滿“整合”的時代!大到兩個企業(yè)的整合,小到兩種產(chǎn)品的整合,無非都是為了同一個目的:實現(xiàn)優(yōu)勢資源的集成利用,為顧客提供更好的服務(wù)。
對于企業(yè)廣泛使用的OA辦公系統(tǒng)來說,因為其面向的辦公和管理人員最廣泛,涵蓋的管理職能最多,是企業(yè)內(nèi)各項流程和數(shù)據(jù)的交匯中心,所以對系統(tǒng)內(nèi)的各項流程、數(shù)據(jù)進行整合性管理和應(yīng)用,就是一件極為必要和重要的事情。
但是在傳統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)中,流程和數(shù)據(jù)是孤立運行、孤立存在的,產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)孤島和重復(fù)工作,因此已經(jīng)無法滿足企業(yè)的更高需求。為此,以工作流管理見長的華天動力提出了工作流2.0的概念,直指OA辦公系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)整合,使OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用提升了一個臺階。
為了讓大家直觀的了解多流程間的數(shù)據(jù)整合應(yīng)用,以及這種應(yīng)用給工作帶來的極大便利性。我們通過華天動力OA辦公系統(tǒng)官網(wǎng)(m.myjourneytoamillion.com)上提供的在線試用,以預(yù)算管理和費用管理兩個流程間的數(shù)據(jù)整合為例,進行一個簡要的介紹。
信息部經(jīng)理姜程起草了一份“部門預(yù)算申請表”,申報信息部下半年的預(yù)算(為了演示方便,我們沒有添加過多的數(shù)據(jù)),其中培訓(xùn)費預(yù)算20000元。這張申請表已經(jīng)被相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過,如下圖示:
之后,信息部人員參加了一次培訓(xùn),花費2600元。姜程又起草了一份“費用報銷單”,在這個單據(jù)上,姜程點擊“有預(yù)算”按鈕,就可以直接將預(yù)算單中的數(shù)據(jù)提取過來。因為報銷的是培訓(xùn)費,所以系統(tǒng)也就自動提取培訓(xùn)費預(yù)算:20000元。在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后,系統(tǒng)自動計算出培訓(xùn)費的預(yù)算結(jié)余為17400元,如下圖示:
當(dāng)姜程在填寫這個單據(jù)的時候,如果填寫的費用超出了當(dāng)初的預(yù)算,那么系統(tǒng)就會彈出提示,不允許提交申請單。這時候就需要姜程通過其他方式來處理費用了。而審批人在審批這個單據(jù)的時候,也可以直接查看該部門的預(yù)算單,以及預(yù)算的使用歷史記錄,為合理審批提供準(zhǔn)確的依據(jù)。
如此一來,費用的預(yù)算和報銷數(shù)據(jù)就完全整合起來,不需要人工進行計算,系統(tǒng)就會自動根據(jù)報銷金額去沖抵預(yù)算。同時,系統(tǒng)不會給任何人“留情面”或“開后門”,為公司嚴(yán)格控制預(yù)算費用提供了堅實的保證,可謂是省時、省力、可靠。
當(dāng)然,看起來很簡單的應(yīng)用,需要華天動力OA辦公系統(tǒng)在后臺提供嚴(yán)密的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)設(shè)計,這并不容易做到,但對于具體的實現(xiàn)方式,我們并不想去詳細(xì)的介紹。這就像我們使用電視機時,不應(yīng)該必須要掌握電視機的內(nèi)部結(jié)構(gòu)一樣。
目前也有一些OA辦公系統(tǒng)可以實現(xiàn)多流程之間的數(shù)據(jù)整合,但易用性做得很不好,操作起來既抽象,又麻煩,這無疑阻礙了企業(yè)對于數(shù)據(jù)整合的應(yīng)用,我們希望的是:系統(tǒng)的功能越來越強大,而操作越來越簡單。