但傳統的檔案管理無論是在檔案查找借閱還是建檔銷毀上，都需要耗費大量的人力和物力資源?；谶@點，隸屬于青島市交通運輸委員會的某高速公路管理處，主要承擔高速公路的收費、養(yǎng)護、路政等管理工作，尤其注重單位內部檔案資料的保管與使用。

華天動力OA工程師團隊介入后，通過詳細調研，針對其問題，了解其需求，為其建設檔案管理中心，提供建檔、維護、借閱、收回、銷毀、查詢等功能，為管理處實現快速、方便、有序的管理檔案提供有力的保障。

一、全面的基礎設置

華天動力協同OA系統檔案管理中心中不僅可以設置檔案的密級、保存期限、檔案管理員等信息，還能設置檔案存儲的類目和案卷，此處將傳統檔案管理中的術語沿用下來，幫助檔案管理員能快速了解檔案的基本設置，操作簡單易懂。

檔案管理人員在獲取檔案中心的使用權限以后，可以到檔案設置中設置檔案的基本信息，如：檔案密級、保存期限、檔案管理員、類目維護、案卷維護等內容。對應的類目管理員可以在自己所管轄的類目下建立案卷，同時完善案卷的編號、名稱、所屬類目、案卷年月、存放位置、保存期限、密級等信息。

二、多種的檔案維護

檔案資料不僅有紙質檔案，也有電子類的檔案信息，對于OA系統內部的，如審批、公文、會議紀要、通知公告等，可以直接歸入檔案中心，對于第三方系統的數據，可以通過檔案中心提供的對外接口歸入檔案中心。在華天OA的檔案維護下，檔案管理員可以將這多種形式的檔案維護到OA系統中，打破傳統檔案單一的管理形式，符合現代化管理，加快信息化進程。

檔案管理員在檔案維護中可以將管理處的檔案維護到檔案中心下。點擊新建檔案，將檔案的編號、名稱填寫；其所屬案卷、保存期限、密級均沿用案卷設置內容，直接顯示出來；存儲方式可以選擇紙質存儲和電子存儲。

三、便捷的瀏覽查詢

通過對管理處檔案的錄入，OA系統可以自動生成檔案瀏覽目錄，方便檔案管理員查看和整理相關檔案信息，并且通過檔案名稱的檢索，可將檔案快速定位，減少人為查找所消耗的時間，提高工作效率。

四、規(guī)范的借閱審核

申請人借閱檔案資料，經領導審核后，由檔案管理員統一分配，形成檔案資料明細，供借閱人查看，整個工作過程流程化，管理規(guī)范化，同時還可以加強檔案管理的保密性、提升管理安全。

五、強制的收回功能

對于已到歸還日期的檔案資料，檔案管理員在收回紙質文件后可以將其標記為收回，對于逾期還未歸還的電子資料，檔案管理員可強制收回，同時記錄歸還日期，變更借閱狀態(tài)。收回功能操作簡單，使用方便，有效的避免了因無歸還造成管理處檔案資料丟失，加強了檔案的管理

六、明確的銷毀記錄

對于已經失效的檔案，經領導許可后，檔案管理員可以在檔案維護中找到此條檔案信息，點擊檔案銷毀按鈕，進行銷毀操作。被銷毀的檔案會留存記錄在檔案銷毀記錄菜單下統一查看，此記錄中保留銷毀人和銷毀日期等信息，便于日后單位對此檔案的查找、追蹤，也能為日后的糾紛明確責任。

該高速公路管理處在使用華天OA的檔案中心模塊后，單位領導和普通公職人員對華天的專業(yè)性一致好評。通過對檔案中心功能的使用，既方便了檔案管理者對檔案進行規(guī)范、有效的管理維護，又使普通公職人員借閱查看檔案變得方便快捷，避免了因檔案管理不善給單位造成的損失，也極大提升了檔案查找和使用的效率。

OA系統：http://m.myjourneytoamillion.com/