PART1 研發(fā)目的

隨著現(xiàn)代化城市的快速發(fā)展，人們生活節(jié)奏在加快，衣食住行的便捷無一不是科技工業(yè)進步發(fā)展的結果。為了方便員工的工作、生活，越來越多的企事業(yè)單位為員工提供宿舍服務，以方便工作人員的居住。然而宿舍的維護管理問題缺逐漸凸顯，例如宿舍檔案不全、維修不便、費用不清、私自調(diào)換房間、違規(guī)退房等，給企業(yè)在管理上造成不便，在經(jīng)濟上造成損失。

提到宿舍，現(xiàn)在無論是學校還是工廠都是再熟悉不過的了，學生宿舍樓、教師宿舍、職工宿舍等等，每一棟樓房都有很多的房間，每個宿舍分配了多少個床位，住著哪些人員，哪些床位是空的，哪些房間是空的，這些都需要人員去維護，曾經(jīng)的我們，通過紙張登記，查看房間信息，房間床位信息。房間少的情況下還好，我們可以一個個進行比對，看登記信息去查看房間信息，床位信息。但是房間多、區(qū)域分散、登記信息不全的情況下，或者有人員進行變動，退房、換房的情況下，可就麻煩了我們的宿舍管理員了。我們的宿舍管理員需要慢慢的進行查找，不僅浪費了時間成本還容易出錯。新入職的員工、出差的客戶需要等待很長時間才能進去入住，再加上現(xiàn)在樓層在逐漸的向高層發(fā)展，人員手動管理已經(jīng)不能滿足社會的需要，因此后勤管理系統(tǒng)應用而生。

華天動力V10后勤管理系統(tǒng)，不僅解決了當前人力成本，時間成本問題，還可以快速的定位到房間號、宿舍床位號，通過系統(tǒng)，我們就可以在第一時間了解某個宿舍是否滿員，可以方便的把人員、宿舍、床位進行關聯(lián)綁定，查詢起來很方便，相比較起傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記來說，現(xiàn)代化的后勤管理系統(tǒng)更快捷，更高效，更適應人們快捷化的生活方式。

1.1使用場景

權限分配

不同小區(qū)的宿舍可以指定專門的管理員，管理員具有宿舍檔案維護、宿舍分配的所有權限，包括新建宿舍、分配宿舍、調(diào)換宿舍、退還宿舍、宿舍報修、宿舍費用等權限。

宿舍分配

入職員工宿舍分配、出差客戶宿舍分配、入住宿舍調(diào)換等，需要有員工自助申請、或者管理員統(tǒng)一進行宿舍分配處理。

宿舍維修

宿舍異常故障問題，可以由員工自助提交維修申請單、也可以由管理員直接進行維修登記，由相關后勤人員統(tǒng)一進派單處理。

費用清單

一月一賬單，宿舍管理員每月登記各個宿舍不同類型的費用，對費用清單進行催繳、繳納登記。系統(tǒng)自動進行賬單合計。

1.2常見問題

企事業(yè)單位后勤管理主要存在的現(xiàn)象和問題是：

以紙質(zhì)存儲的宿舍檔案受時間的局限性，年久易損，易丟失，查找困難。

員工的入住申請單沒有集中管理，則收集統(tǒng)計困難。

宿舍入住人員信息不全。

宿舍空余床位統(tǒng)計困難。

宿舍分配、調(diào)換程序復雜、效率低下。

宿舍維修全責不明，處理效率低。

后勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)不全面、不及時。

PART2 于高效組織管理的價值

華天動力辦公系統(tǒng)的后勤管理主要解決對宿舍區(qū)、宿舍樓、宿舍統(tǒng)一管理及統(tǒng)計的工作。宿舍管理人員可以用圖形化方式對宿舍區(qū)、宿舍樓、宿舍等基本信息進行管理，具體內(nèi)容包括：宿舍樓小區(qū)、宿舍樓編號、單元號、房間號、樓層、單元、床位數(shù)、房間類型及相關費用、宿舍朝向、備注等信息。可按宿舍小區(qū)實時顯示當前宿舍入住人數(shù)、總床位數(shù)、空床位。并以平面圖的形式直觀顯示所有樓層每一間宿舍入住情況，不同顏色區(qū)分宿舍的入住狀態(tài)，點擊入住人員可查看人員的詳細信息。

PART3 與眾不同

3.1特點與優(yōu)勢

3.1.1全面的宿舍檔案管理

系統(tǒng)提供宿舍檔案的全面管理，包括宿舍所在的小區(qū)、樓宇、單元，以及樓宇的類型、單元的朝向、房屋的類型、房間類型、房間狀態(tài)等詳細檔案記錄。為管理員合理分配房間提供決策依據(jù)。

3.1.2靈活而統(tǒng)一的入住管理

對于沒有賬號的員工，可以由管理員統(tǒng)一進行新員工入住登記、房間調(diào)換、退房等操作，對于有賬號的員工，則可以自助發(fā)起入住申請、房間調(diào)換申請、退房申請。所有的入住申請、換房申請最終都是由宿舍管理員進行房間的合理分配，在為員工提供便捷操作的同時，還能保證公平公正。

3.1.3精準的費用管理

系統(tǒng)按照月份，呈現(xiàn)不同宿舍的費用賬單，不同類型的費用清晰明了，便于宿舍管理員催繳對賬。

3.1.4可視化臺賬管理

提供宿舍臺賬、入住臺賬、費用臺賬、維修臺賬，為管理者隨時隨地查閱獲取全面的后勤數(shù)據(jù)信息提供便捷途徑，提升了工作效率。

3.1.5多維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析

系統(tǒng)從宿舍、床位、合同、費用等不同維度提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計，按照不同的時間、空間進行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)預警提醒。便于管理者從各個不同角度全面了解有價值的后勤數(shù)據(jù)。

3.1.6可拓展的接口對接

隨著系統(tǒng)應用的普及和推廣，系統(tǒng)功能的擴展將是不可避免的，因此，系統(tǒng)的可擴展性、可維護性是提高整個系統(tǒng)性能的必然要求。本系統(tǒng)具備較強的兼容性和可擴展性，方便使用者根據(jù)實際業(yè)務需要擴展模塊。

3.1.7實時監(jiān)控的一覽圖

后勤管理系統(tǒng)提供宿舍一覽圖，以圖表的方式統(tǒng)計已入住的宿舍、剩余空房數(shù)量、剩余床位的數(shù)量等。通過不同的顏色醒目的區(qū)分不同類型、不同狀態(tài)的宿舍人員入住情況。對于已經(jīng)入住的宿舍，可以很全面的查看入住人員的詳細信息。

3.2與其他模塊的聯(lián)系

1.與審批功能聯(lián)動

入住申請單、宿舍調(diào)換申請單、宿舍維修申請、宿舍費用審批單等后勤管理相關的表單都可以在審批流轉(zhuǎn)中進行表單樣式、表單內(nèi)容、審批流程的自定義設置。

2.與信息模塊聯(lián)動

宿舍管理員可以使用信息模塊，向宿舍入住人員發(fā)送通知、公告等。

3.與資產(chǎn)模塊聯(lián)動

宿舍內(nèi)的固定資產(chǎn)可以納入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，進行統(tǒng)一的資產(chǎn)管理、分配、調(diào)度、回收。方便對宿舍固定資產(chǎn)的統(tǒng)一管理。

4.與消耗品模塊聯(lián)動

宿舍內(nèi)的消耗用品領用、分配可以納入消耗品管理，方便對消耗類物資進行統(tǒng)一的管理、領用、分配。

5.與倉庫模塊聯(lián)動

宿舍內(nèi)的一些物品，可以直接從倉庫進行領用、調(diào)撥。使用倉庫管理，方便對宿舍物資的統(tǒng)一采購、分配、調(diào)撥、出庫。

6.與文檔中心模塊聯(lián)動

對于租賃的宿舍，可以將租賃合同附件統(tǒng)一歸檔到文檔中心指定目錄下，方便對合同的歸檔管理。

3.3對客戶的好處

1.管理規(guī)范，權責明確

散落在不同的電腦和硬盤中的文檔，安全性差，文檔版本混亂，文檔查找不方便。萬一出現(xiàn)操作失誤將文檔刪除、電腦硬盤損壞等事故，可能對公司正常運作造成重大影響。通過知識管理公司可以統(tǒng)一的存放和管理文檔，防止資料的丟失，使文檔真正成為公司財富而非私人所有。

2.自助服務，方便快捷

書籍是人類傳遞知識的重要工具。有了書籍，我們可以知道幾千年前的事情。文檔也是傳遞知識的工具，而且制作過程要比書籍簡單一些。企業(yè)發(fā)展過程中，可以將自己形成的知識文化記載下來，按照企業(yè)的發(fā)展過程形成文檔，統(tǒng)一存儲。將一些企業(yè)的精髓，傳遞給一批又一批的員工，成為企業(yè)不可分割的企業(yè)文化。

3.費用賬單，一目了然

海量的電子文檔查詢起來非常不方便，當需要找一個文檔的時候，總是要在不同的存儲介質(zhì)上逐一翻查，非常影響企業(yè)的工作效率。將電子文檔集中分類，分出不同類別，進行管理。查找文檔時可以有目標，不盲目的查找，迅速找到所需文檔，提高工作效率。

4.閑置宿舍，一覽無余

宿舍管理員通過房間入住一覽， 能夠快速統(tǒng)計已入住的宿舍、剩余空房數(shù)量、剩余床位的數(shù)量，對于已經(jīng)入住的宿舍，可以很全面的查看入住人員的詳細信息。對于即將入住到期的宿舍床位，系統(tǒng)會進行預警提示。

PART4 功能描述

華天動力協(xié)同辦公系統(tǒng)的后勤管理，通過方便、快捷、易用的操作，為廣大企業(yè)用戶提供了用來管理員工宿舍的功能。不僅提供宿舍檔案的維護、宿舍的分配與調(diào)換、宿舍費用、宿舍維修等管理功能，更支持宿舍管理員的分配、工單的派單，提供多維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、和全面的宿舍一覽圖。讓企業(yè)在使用過程中操作簡單，信息透明，大大提高了企業(yè)的工作效率。

4.1功能組件概覽

圖表 4.1-1 功能列表

4.2基礎功能介紹

4.2.1基礎設置

系統(tǒng)中提供樓宇類型、房屋朝向、房屋類型、房間類型、故障類型、支付方式、押金方式等常用基礎類型設置，客戶還可以根據(jù)實際需求創(chuàng)建自己需要基礎類型，在后勤業(yè)務管理中，可以直接使用定義好的類型屬性，更方便的對后勤進行統(tǒng)一的規(guī)范管理。

4.2.2自定義表單

系統(tǒng)中提供入住申請單、費用登記單、報修單、退房申請單、宿舍調(diào)換申請單、離職標記等多個業(yè)務表單?？蛻暨€可以根據(jù)實際需求修改表單內(nèi)容、創(chuàng)建其他業(yè)務表單，實現(xiàn)將后勤線下業(yè)務進行線上管理。

4.2.3自定義流程

對后勤管理中的業(yè)務表單，系統(tǒng)提供自定義流程設置。實現(xiàn)不同用戶、不同部門、不同單位、不同區(qū)域使用不同的審批流程。靈活的使用權限設置、流程節(jié)點設置，跳轉(zhuǎn)條件、讀寫屬性設置，保證了流程的獨立、方便、安全。

4.3宿舍檔案管理

4.3.1小區(qū)維護

在進行宿舍檔案維護的時候，系統(tǒng)支持維護宿舍所在的小區(qū)?？梢远x小區(qū)的名稱、編號、所在地址、備注信息。還需要指定當前小區(qū)宿舍的管理員，不同的管理員只能負責所管轄小區(qū)內(nèi)的宿舍后勤業(yè)務。

4.3.2樓宇維護

系統(tǒng)支持對小區(qū)內(nèi)不同樓宇進行登記管理，可以記錄樓宇的名稱、編號、層數(shù)、樓宇的類型、備注等信息。方便對不同類型、不同層數(shù)的樓宇進行管理。

4.3.3單元維護

系統(tǒng)支持對樓宇內(nèi)不同單元進行登記管理，可以記錄樓宇單元的名稱、編號、層數(shù)、朝向、備注等信息。方便對不同層數(shù)、不同朝向的單元樓進行管理。

4.3.4房間維護

管理員對所管理的宿舍都能進行獨立維護，登記宿舍房間的名稱、編號、簡稱、房間類型、房屋類型、可入住人數(shù)、房屋狀態(tài)、備注等信息。還可以記錄房間的房東、授權人、托管中介信息。對于已經(jīng)租賃的房間，還可以記錄合同信息、月租、押金進行登記，管理合同附件等。系統(tǒng)還提供給管理員查看房間入職記錄情況。

圖表 4.3.4-1 宿舍房間信息

4.3.5房間入住一覽

以圖表的方式提供管理員所管理的不同宿舍的一覽圖，包括已入住的宿舍、剩余空房數(shù)量、剩余床位的數(shù)量統(tǒng)計等。通過不同的顏色醒目的區(qū)分不同類型、不同狀態(tài)的宿舍人員入住情況。對于已經(jīng)入住的宿舍，可以很全面的查看入住人員的詳細信息。對于即將入住到期的宿舍床位，系統(tǒng)會進行預警提示。

管理員更是可以在一覽圖中很便捷的對員工的宿舍調(diào)換需求、退房、離職進行登記處理。

圖表 4.3.5-1 房間入住一覽

4.4宿舍入住管理

4.4.1新人入住登記

對于新員工或者其他待入住的新人，宿舍管理員可以直接進行新人入住登記。填寫入住人員的基本信息、入住房間的要求、以及其他接送要求，發(fā)送審批后相關領導同意后，管理員即可為入住人員分配房間，填寫入住日期、房間檢查員、上傳相關附件資料等。

圖表 4.4.1-1 新人入住記錄

4.4.2入住申請

員工可以自助申請宿舍入住，可以為自己、下屬新員工、或者其他出差客戶進行入住申請。填寫入住人員的基本信息、入住房間的要求、以及其他接送要求，發(fā)送審批后相關領導同意后，待入住小區(qū)的管理員即可為入住人員分配房間，填寫入住日期、房間檢查員、上傳相關附件資料等。

4.4.3宿舍調(diào)換

當員工有宿舍調(diào)換的需求時，可以由宿舍管理員發(fā)起宿舍調(diào)換申請，也可以由員工自助發(fā)起宿舍調(diào)換申請，需要記錄申請人基本信息，以及宿舍調(diào)換的信息，包括調(diào)換理由、相關圖片、附件資料等。領導審批同意之后，由宿舍管理員進行房間的調(diào)換。

4.5宿舍費用管理

4.5.1費用類型維護

系統(tǒng)提供宿舍水費、電費、物業(yè)費、燃氣費、網(wǎng)費、停車費、房租、維修費、以及其他等常用的費用類型?？蛻粢部梢愿鶕?jù)宿舍費用管理需要，自定義所需要的費用類型。

4.5.2費用登記

宿舍管理員每個月對房間各種費用進行，同時記錄詳細的繳費信息，包括繳費狀態(tài)、繳費方式、經(jīng)辦人、繳費時間、繳費憑證附件等。結合自定義的審批流程，實現(xiàn)宿舍費用的審批管理。

圖表 4.5.2-1 費用管理臺賬

4.6維修管理

4.6.1維修臺賬

宿舍管理員在維修臺賬中能夠?qū)λ兴奚釄笮捱M行管理。根據(jù)不同的故障類型進行報修派單。監(jiān)控維修進展，對沒有完成的派單進行跟進、催辦。統(tǒng)計不同時間、不同類型的故障。

圖表 4.6.1-1 維修臺賬

4.6.2維修申請

當員工宿舍有異常故障，需要進行維修處理時，可以由宿舍管理員進行維修登記并派單給維修處理人員，也可以由員工自助發(fā)起維修申請，審批通過后進行派單維修。員工在維修申請記錄中可以查看維修進度、維修狀態(tài)。

4.6.3維修反饋

維修處理人可以對派單給自己的維修單進行故障分析處理，在完成維修后，對維修單進行反饋，填寫具體的故障原因、解決辦法，及維修完成時間進行存檔。便于同類型故障問題的對比分析、維修經(jīng)驗的積累共享。

4.7統(tǒng)計報表

4.7.1每月空床位統(tǒng)計

管理員可以通過統(tǒng)計表快速查看每月中每天宿舍空房、空床數(shù)量，空房率統(tǒng)計。便于對宿舍房間入住情況的整體了解，支持將統(tǒng)計表導出成Excel文件，便于對數(shù)據(jù)進行綜合分析利用。

4.7.2合約到期房間總覽

對有租賃合約的宿舍，管理員可以通過統(tǒng)計報表快速知曉哪些宿舍合約已經(jīng)到期，方便管理員對宿舍進行續(xù)約、或者退房處理。支持將統(tǒng)計表導出成Excel文件，便于對數(shù)據(jù)進行綜合分析利用。

4.7.3租賃合同信息

對有租賃合約的宿舍，管理員可以通過統(tǒng)計報表快速查看所有的租賃合同信息，支持不同條件的合同篩選，支持將統(tǒng)計表導出成Excel文件，便于對數(shù)據(jù)進行綜合分析利用，支持一鍵下載合同附件。

4.7.4每月費用清單

管理員可以通過統(tǒng)計表快速查看本月宿舍費用情況，總金額、已繳費金額、待繳費金額，還可以詳細查看宿舍各種費用情況，是否繳費、繳費方式。支持將統(tǒng)計表導出成Excel文件，便于對數(shù)據(jù)進行綜合分析利用。

PART5 在系統(tǒng)規(guī)劃、實施與應用過程中的注意事項

1.宿舍管理員

在實施后勤管理前，需要先設置好宿舍小區(qū)的管理員，管理員對小區(qū)內(nèi)所有宿舍擁有最高級別的管理權限，可以對小區(qū)樓宇、單元、房間等進行維護，同時還可以查看宿舍入住情況、進行宿舍分配、調(diào)換、退還、維修登業(yè)務的處理。

2.表單設置

在實施后勤管理前，需要先配置好入職申請單、保修單、費用登記單、宿舍調(diào)換申請單、宿舍退房申請當?shù)?a href="http://m.myjourneytoamillion.com/zhenghefangan/index.html" class="key_link" target="_blank">表單、流程、及相關業(yè)務處理。

3.基礎設置

在實施后勤管理前，需要先定義好基礎數(shù)據(jù)項，包括樓宇類型、房屋朝向、房屋類型、房間類型、故障類型、支付方式、押金方式等常用基礎類型設置。

PART6 行業(yè)應用精選

6.1E達集團

E達集團是一家具有海外背景、致力于為國際電子商務提供海外銷售及物流服務的集團性企業(yè)。多年來，在美國、加拿大、英國、新加坡、澳大利亞等地成立了眾多海外分公司，為終端客戶提供極具競爭力的產(chǎn)品。E達集團的員工宿舍遍布全球各地，以往的宿舍管理權責不明，信息遺漏、數(shù)據(jù)不全、管理混亂。使用后勤管理系統(tǒng)不僅解決了跨區(qū)域管理的人力成本，時間成本問題，還可以線上快速的定位到宿舍所屬小區(qū)、宿舍房間號、宿舍床位號，可以方便宿舍管理員、后勤領導在第一時間了解某區(qū)域某個宿舍是否滿員，可以快速查看宿舍入住人員的信息、租賃到期提醒信息。員工不受時間、空間的限制，可以自助進行宿舍申請、宿舍調(diào)換、維修申請、退房申請等。不同數(shù)據(jù)臺賬一目了然，有效節(jié)約了跨時區(qū)、跨區(qū)域的信息傳遞不計算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計不準確的問題。